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18 juin 2012

Réforme de la formation initiale des greffiers en chef

Le 14 juin dernier, un groupe de travail composé notamment de représentants de diverses juridictions (Besançon, Dijon, Lyon, Metz, Paris, Rennes et Versailles), de l’Ecole nationale des greffes (ENG), ainsi que de la direction des services judiciaires (SDRHG, RHG2, RHG4), s’est réuni à la direction des services judiciaires afin de réfléchir sur les futures orientations des programmes de formation des greffiers en chef.

  • Dans un premier temps, le groupe de travail, qui s’est réuni le 11 mai 2012 pour la première fois, a pu réfléchir sur les qualités et compétences que doit posséder un greffier en chef, à l’issue de sa scolarité à l’ENG, pour prendre son poste et déterminer le cadre de la formation initiale, mais aussi de son positionnement.

     

    © Direction des services judiciaires   

     © Direction des services judiciaires

 

Le positionnement

Tout d’abord, vis-à-vis des fonctionnaires, le greffier en chef doit savoir travailler en équipe et donner du sens à son action en étant clair dans les objectifs donnés (politique managériale commune), ainsi que savoir communiquer et se présenter.

Ensuite, vis-à-vis du directeur de greffe, il doit savoir prendre des décisions et savoir les argumenter, avoir le sens de la responsabilité et être capable de mettre en place des relais.

Il doit pouvoir être force de proposition non seulement vis-à-vis du directeur de greffe, mais aussi des chefs de juridiction ou des chefs de service. Il doit savoir travailler en équipe, en concertation avec ces derniers et avec les magistrats, et avoir de l’ambition pour sa juridiction.

Enfin, vis-à-vis de l’extérieur, il doit pouvoir être clairement identifié.

 

Les compétences requises

Le greffier en chef est au cœur du fonctionnement d’une juridiction ; à ce titre, il doit faire preuve d’adaptabilité et doit posséder des connaissances variées.

Concernant le domaine organisationnel, il doit disposer de solides connaissances des règles d’organisation de travail, des services d’une juridiction et de gestion des processus et d’équipe à l’aide d’outils lui permettant d’assurer un suivi d’activité performant (compte-rendu, tableaux d’actions, outil de bonnes pratiques et de mesures de la performance, ...) et doit être à même de savoir conduire un projet (pilotage, animation de réunions, formalisation). Il est un acteur majeur de la conduite du changement et de l'innovation.

 

© Direction des services judiciaires

© Direction des services judiciaires

Le greffier en chef est l’interlocuteur privilégié en matière de gestion des ressources humaines. A ce titre, grâce à une bonne  perception des statuts et des relations professionnelles, ainsi que l’organisation spécifique des personnels, il doit être capable d’animer ses équipes et savoir communiquer auprès d’eux (évaluation, recrutement, prise de parole en public, tenue de réunions).

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© Direction des services judiciaires

 

 

Le greffier en chef est l’interlocuteur privilégié en matière de gestion des ressources humaines. A ce titre, grâce à une bonne  perception des statuts et des relations professionnelles, ainsi que l’organisation spécifique des personnels, il doit être capable d’animer ses équipes et savoir communiquer auprès d’eux (évaluation, recrutement, prise de parole en public, tenue de réunions).

Il se doit, enfin, d’être polyvalent afin de gérer régulièrement les aspects techniques nécessaires au bon fonctionnement de sa juridiction, que ce soit en matière budgétaire (gestion et pilotage des moyens), immobilière, ainsi que de la maîtrise des nouvelles technologies (signature électronique, visioconférence), des nouveaux outils de communication (modalin) et des logiciels métiers (Cassiopée, Winci).

  • Dans un second temps, afin de compléter la réflexion sur l’optimisation de la formation des greffiers en chef, le groupe de travail a fait parvenir aux greffiers en chef stagiaires nouvellement affectés, des questionnaires relatifs, notamment, à leurs conditions d’intégration dans leurs juridictions respectives. Ce même questionnaire a également été envoyé aux chefs de juridiction et aux directeurs de greffe ayant accueillis des greffiers en chef sortis d’école. Les réponses obtenues ont permis de vérifier le degré d’adéquation entre la formation dispensée par l’ENG et la réalité de l’activité d’une juridiction.

     

A l’issue de ces constats, plusieurs pistes de travail et d’analyses ont ainsi pu être dégagées :

  • Le positionnement du greffier en chef au sein de la juridiction, la gestion des ressources humaines, la mise en corrélation des outils informatiques et des flux judiciaires, ou encore le pilotage des moyens et des différentes chaines procédurales.

  • D’autres projets, comme par exemple le renforcement du partenariat entre l’Ecole Nationale des Greffes et l'Ecole Nationale de la Magistrature, ont également été envisagés (séminaires d’échanges sur l’organisation des juridictions et la notion d’équipe au service de la mission de service public, organisation de stages communs, …).

Afin d'avoir une approche globale de la problématique, des auditions de représentants d'institutions ou de personnalités qualifiées sont en cours, notamment les présidents des représentants des chefs de cour, de juridiction, de l'ENM mais aussi les syndicats de fonctionnaires et de magistrats. L'Inspection générale des services judiciaires a été associée en amont de la démarche afin de profiter de son expertise résultant de ses audits  et des missions d'assistance et de contrôle aux nouveaux directeurs de greffe.

Les prochaines réunions du groupe de travail seront l’occasion de finaliser concrètement ces pistes de réflexions, l’objectif étant de produire, à destination de l’équipe pédagogique, le cadre de la formation qui sera mise en œuvre par l’ENG.

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